Verden er i en helt spesiell situasjon. Mye stopper helt opp. Noe fortsetter nesten som før. Kunder og samarbeidspartnere vet ikke nødvendigvis hva de skal forvente av deg nå og i tiden fremover.

Det betyr at vi er i en periode der det er særlig viktig å drive aktiv forventningsledelse og være tydelig i kommunikasjonen.

Vi har samlet noen råd om hvordan vi best mulig kommer gjennom krisa, uansett om du er kraftig berørt eller om det er business as usual. Smittevern, karantener og slikt er vi ikke eksperter på, men når det kommer til kommunikasjon deler vi gjerne vårt syn på saken.

I en tid med mye informasjon, kan det også oppstå mange antagelser og misforståelser. Hvis du må gjøre prioriteringer eller krisetiltak er det viktig at kundene får høre om det. Hvis leveransene til kundene går som planlagt, er det viktig at de får vite det også.

Hold kontakten med kundene.
Informer kundene om tiltakene dere gjør. Informer de om de bør forvente endringer i leveransen i tiden fremover. Informer de om de ikke skal forvente endringer også.

Ha oppdatert informasjon tilgjengelig i alle kanaler.
Oppdater kanalene dine med det siste av informasjon så hyppig som mulig. Ha gjerne informasjonen synlig på forsiden av nettsiden eller som festet innlegg på Facebook – oppdater informasjonen jevnlig. Vil dere ikke ha fysiske besøk? Slutter dere å besøke kunder en periode? Sørg for at informasjonen er synlig!

Se på muligheten for å opprettholde planlagte arrangementer og aktiviteter på nettet.
Hadde du planlagt en salgsturné? Videokonferanser er et godt alternativ. Kundeseminar? Inviter kundene til videoseminar og strøm innholdet. Demo? Kanskje kan du filme en demonstrasjon og sende videoen til kundene?

Forbered rutiner og automatiske svar for forskjellige scenarioer.
Situasjonen endrer seg fra dag til dag, og vi kan plutselig ha behov for at kundene får svar uten at vi nødvendigvis er til stede for å svare de selv. Forbered derfor automatiske svar på epost, kontaktskjemahenvendelser på nettsiden og på Facebook-siden.

Oppretthold eller øk frekvensen på internkommunikasjon.
Mennesker er sosiale dyr. Selv om vi sitter med hjemmekontor eller i karantene bør vi ikke være alene. Lag chatgrupper, hold videomøter hver dag – hold kontakten med hverandre! Det er ofte i lunsjen, ved kaffemaskinen eller på morgenmøtet vi får den informasjonen som gir oss tilhørighet til og stolthet over jobben vår. I tiden fremover kan vi opprettholde teamfølelsen i løsninger som Microsoft Teams, Google Hangouts, Slack, Workplace from Facebook osv.